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长江大学毕业生合影照片归档范围和归档要求

  • 时间:2017-06-07 11:36:33
  • 来源:图书馆
  • 浏览次数:7331

一、归档范围

专科、本科毕业生班级合影照片,硕士、博士毕业生专业或年级合影照片。

 

二、归档要求

各学院在毕业生离校前将毕业生合影照片收集齐全,尺寸、规格按统一要求;毕业生合影照片归档包括纸质照片、电子照片、照片文字说明excel电子表格各一份。

1. 纸质照片不封塑,长不超过29cm,宽不超过18cm,要保证画面质量,使合影中每张面孔清晰可辨;合影照片正上方应该标有如下字样的题名:长江大学、学院、届、专业、班级、学生类别、拍摄时间(数字为阿拉伯数字),例如:长江大学XX学院2017XX专业XX班本科(硕士、博士)毕业生合影2017.6

2. 纸质照片要求以院或系为单位进行组卷,同一学年度毕业的专科、本科、硕士、博士毕业生合影照片归为一卷,卷内照片依次按学生类别(专科生、本科生、硕士、博士)结合班号、专业先后排序。依次对排列好的每一张毕业生合影照片进行流水编号,将编号用黑色中性笔填写于标签之上,并将标签粘贴在照片背面的左上角。

3.毕业生合影照片要求以张为单位详细填写照片文字说明,包括题名、拍摄时间、拍摄地点、人物及座次号、拍摄者、备注等信息。将照片文字说明以word表格形式(见附件1)打印出来粘贴在照片背面的中间或直接打印在照片背面中间位置,并以excel电子表格形式(见附件2)进行归档。

1)照片中所有人员都必须标注姓名,做到姓名与人员一一对应。

2)照片中涉及学校、院系领导的,请在领导姓名后加括号注明其职务。如:张三(院长)

3)毕业生正常毕业,只须标注姓名,毕业生如果存在留级、转学等学籍异动情况时,应在学生姓名后加括号予以注明,如:李四(留级);

4)备注是对照片的特殊情况予以说明,如注明未参加拍照的毕业生。

4. 合影照片电子版为JPG格式,与纸质照片完全一致,文件以“长江大学XX学院XXXX专业XX班本科(硕士、博士)毕业生合影”的方式命名,要求照片保持原始像素和尺寸,不得进行压缩处理。

 

三、归档时间

每年于630日前将应届毕业生合影照片(纸质照片、电子照片、照片文字说明)移交至学校档案馆。

 

四、归档程序

按照归档要求核查无误后,请各学院档案员以学院为单位将纸质照片、电子照片、照片文字说明(excel电子表格)、《长江大学毕业生合影照片移交清单》(见附件3)一式两份、加盖公章到学校档案馆办理移交手续。



附件1:毕业生合影照片文字说明表.docx

附件2:毕业生合影照片文字说明.xlsx

附件3:长江大学毕业生合影照片移交清单.docx



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